La gestion de Projet ou Programme implique de le planifier et d’en suivre les progrès. Je vous présente ma manière de faire pour créer un Gantt à terminaison, dès le début et depuis zéro.
Planifier un Projet n’est jamais simple. Il s’agit de se tracer un chemin au milieu de l’inconnu (le futur) avec pour guides principaux le point de départ, d’arrivée, et des contraintes en route. De plus, il faut également chiffrer ce chemin pour récupérer le bon budget au bon moment.
J’ai une manière de faire en plusieurs étapes que je vous présente dans cet article. Ces étapes peuvent être complétées, modifiées, réordonnées à loisir… Alors n’hésitez pas à vous approprier ce qui suit !
Les étapes chronologiques pour créer un calendrier prévisionnel projet, avec coûts, charges et durées, sont les suivantes...
Je crée le squelette du planning Gantt :
Cela a pour mérite de cadrer les choses, et de réaliser au niveau Macro à la fois un WBS et presque un PERT.
Je décompose chaque Phase en Activité (méthode Breakdown)
Cela apporte un niveau de détail supplémentaire par rapport à l’étape précédente, on passe au niveau Méso. Et cela facilitera le chiffrage de chaque Phase.
Les Responsables Métiers (Chefs des bureaux d'études Mécanique, Electronique, Logiciel etc.) sont à consulter dès maintenant. Ils vous apporteront tout leur savoir et vous aideront à cette étape.
Je n'oublie pas d'intégrer les activités de FMDS (RAMS) si besoin.
Je quantifie (estimation de charge de travail, délais et dépenses €) chaque activité (méthodes Analogie, Paramétrique) sans oublier de mettre des marges pertinentes.
Je relie également ces activités entre elles, en établissant les relations prédécesseurs-successeurs.
J'affecte enfin chaque activité à son porteur le plus pertinent à l'instant t.
Cela vient terminer le PERT, et le Gantt !
Je vérifie la complétude de ces activités avec mon Framework NRC/RC. Si des coûts habituels en projets de conception ne sont pas dans mon planning, peut-être ai-je oublié ces dépenses et les tâches en lien ?
Je vérifie la cohérence du tout grâce à mon dimensionnement de bon sens de ces Phases (C, D…)
Je vérifie la cohérence avec les jalons demandés par le Client (s'il y en; sinon j'en ajoute) et les livrables associés (Documents, prototypes, ...)
Si les livrables arrivent 3 mois après la date négociée avec le client, il faut itérer pour revenir dans les clous.
Je positionne les revues (internes) nécessaires au bon pilotage du Projet. Ce sont de véritables check points à ne pas manquer.
Je vérifie la Qualité de ce plan projet :
Je réalise une AdR et AdO du projet/programme en lui-même afin d’anticiper les problèmes et les contourner/résoudre avant qu’il ne soit trop tard.
A ce stade, j’ai clairement assez de matière pour discuter efficacement avec chaque Métier impliqué dans l’affaire.
J’organise alors des rebouclages avec les Responsables Métiers (électronique, logiciel, mécanique, système, …) pour confirmer/infirmer/régler :
Le savoir est de leur côté, ne l’oubliez pas. C’est généralement un petit moment de vérité pour votre planning. Même si tout au long de sa constitution vous avez pu solliciter ces mêmes personnes.
Si c’est pertinent pour le projet/programme en question : je m’assure du ROI si ROI il doit y avoir.
Si ROI négatif ou insuffisant : réaliser le nécessaire
J’organise des rebouclages avec ma hiérarchie pour valider le tout :
Je reboucle sur tout ou partie des étapes précédentes si quelque chose ne va pas ou si des derniers réglages sont à faire.
Et enfin, je communique une version « officielle » aux équipes concernées et à ma hiérarchie pour informer tout le monde, démarrer la coordination, m’assurer des disponibilités…
Si tout est OK, le Projet n’a plus qu’a démarrer ! Évidemment, le Projet va vivre et ce planning va changer…
Tout ça pour le changer de toute façon me direz-vous ? C’est la vie des Projets. Il est néanmoins plus sain de démarrer l’aventure avec une carte qui indique clairement un chemin pas trop bête à emprunter, quitte à le changer en cours de route !
Si votre projet a été pensé de fond en comble dès le début, les modifications ne devraient rester que de simples ajustements indolores (sauf cas de force majeure…). C’est donc un investissement initial qui paie en efficacité. Et si en plus vous suivez votre projet selon 3 niveaux de planification, vous êtes parfaitement parés à toute éventualité.
"Les plans sont inutiles, mais la planification est tout."
Général Dwight D. Eisenhower (1957)
Pour ce qui est des outils permettant de mettre en œuvre tout cela, je suis un grand fan de Microsoft Project comme vous le constatez ci-dessus, que j’utilise adossé à une base d’action type JIRA Software ou Trello.
Et n’oubliez pas toutes les autres activités, « autour » de la conception, mais qui sont importantes et font partie du management de Projet !
Les étapes sont peu ou prou les suivantes :
Pour m’y aider, je me sers de frameworks personnels et de méthodes connues qui ont fait leurs preuves.
En espérant vous avoir aidé à vous améliorer dans votre prévision et budgétisation de projets !
Aurélien NARDINI
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