Comment gérer le travail concret au jour le jour de votre équipe, tout en gardant un œil sur le planning global et l’atteinte des objectifs ? Comment faire ce zoom-dézoom permanent ?
Vous êtes chef de Projet (ou Programme, cela marche également ici) en charge de la conception d’un nouveau Système ou Produit. Vous avez construit un planning pour votre Projet, et maintenant il n’y a plus qu’à !
Cet article partage ma méthode personnelle pour effectuer de la manière la plus fluide et efficace possible la gymnastique de Zoom - Dézoom inhérente au poste de Chef de Projet.
Zoom : je dois m’assurer qu’Antoine a bien défini l’électronique du Produit, a passé les infos des GPIO disponibles à Louisa du software et le facteur de forme à Olivier de la mécanique, qu’il a bien confirmé que tout était OK avec eux, et qu’enfin il a passé commande chez un prototypiste pour qu’on puisse tester ce hardware dans 3 semaines avec Laure.
Dezoom : je dois m’assurer que toutes ces tâches unitaires s’inscrivent bien dans les activités (avec charge de travail et délais maîtrisés) pour aboutir au passage des jalons qui vont bien et à la réussite du Projet phase par phase.
Pour arriver à naviguer entre un calendrier général et le management au jour le jour des actions, j’adopte et j’entretiens tout au long du projet/programme une planification selon 3 niveaux : Macro (Phases), Méso (Activités) et Micro (Tâches, Actions).
Note: cet article ne traite pas de l’estimation du coût d’un projet, du chiffrage de son budget, ni même de la construction du planning. Il traite de ma méthode personnelle pour mener à bien des projets et programmes dans la durée une fois que ce planning a été construit.
Ce niveau est le plus global, le point de vue le plus haut sur le Projet.
Il s'agit d'un Gantt dans lequel on va retrouver les phases principales du projet :
Il constitue le calendrier général du projet, avec les :
Je construis généralement ce Gantt sous Microsoft Project. Et je le construis dès le début en modélisant les phases jusqu'à la terminaison du Projet (même si la vie des projets fait qu'elles vont bouger).
Ce niveau de planification permet au Chef de Projet:
Ce niveau correspond à la décomposition des grandes phases (vues ci-dessus) en activités.
Il s'agit d'un WBS (Work Breakdown Structure) et d'un PERT (Program Evaluation and Review Technique) réalisé à partir des phases définies.
Il s'agit toujours in fine d'un Gantt, dans lequel on va retrouver les activités principales de chaque phase du projet.
Si on parle de la phase d'Analyse Préliminaire du Besoin, on peut imaginer les activités 1 à 9 planifiées dans l'image ci-dessus.
Si on parle de la phase de Spécification, on pourra par exemple retrouver les activités suivantes :
Il constitue le calendrier tangible du projet, avec les :
Je construis toujours cela sous Microsoft Project également, car c'est fait pour et cela permet de garder un lien direct entre Phases et Activités.
Ici aussi, je m'efforce dès le début du projet de construire ce Meso planning en le faisant aller jusqu'à la terminaison du Projet.
Ce niveau de planification permet au Chef de Projet:
Ce niveau correspond à la décomposition des activités (vues ci-dessus) en tâches/actions unitaires.
Il s'agit d'un WBS et d'un PERT réalisé à partir des activités définies.
Il s'agit dans les faits cette fois d'une Base d'Actions et de suivi dans laquelle on va retrouver les tâches principales de chaque Activités du Projet.
Par exemple si on parle de l'activité "Ecrire le plan de Validation" associé à une Spécification :
Cette base constitue les travaux au jour le jour du projet, avec les :
Je construis cela sous un outil du style JIRA Software ou Trello, car c'est très pratique pour communiquer les actions à leur porteur, pour que tout le monde sâche qui fait quoi en ce moment-même au sein du projet, commenter un avancement pour se tenir au courant, etc.
Il n'y a plus de lien automatique et outillé avec les activités dans le Project donc, ces outils étant distincts. C'est au chef de projet d'assurer manuellement ce lien.
J'alimente la base d'actions pour que chaque membre de l'équipe connaisse à l'instant t toutes les tâches qui lui sont allouées entre t et t+3 semaines.
Ce niveau de planification permet :
Le planning en 3 niveaux étant établi, il suffit de répercuter les modifications nécessaires et les aléas au niveau le plus pertinent puis de propager aux 2 autres niveaux pour assurer la cohérence du tout.
Sa Tâche va être prolongée de 3j, elle est sur le chemin critique de l'Activité.
Sa tâche est conservée dans la Base d'Actions.
Je répercute cette augmentation de durée sur l'Activité sous Project.
Cela se répercute automatiquement sur la planification des Phases (les Phases n'étant dans ma manière de faire que des tâches récapitulatives englobant les activités).
L'activité allouée à Wendie doit donc être décalée d'Avril à Mai (ou Mars si possible?).
Je décale cette Activité sous Project.
L'impact sur la planification des Phases est automatique (du fait du lien Activités/Phases dans ma modélisation Project)
Je déplace manuellement les actions de Wendie dans ma Base d'Actions de l'encart relatif à Avril vers l'encart relatif à Mai (ou dans le Backlog si ce décalage est supérieur à 3 semaines).
La phase aboutissant à ce Jalon doit être décalée "vers la gauche", ou raccourcie.
Je modifie le Project afin que les activités soit avancées, décalant de fait la Phase les englobant et le Jalon vers la cible. Via ces manips je gère le niveau Macro et Meso en même temps.
Ce jalon client étant assez loin dans le temps, cela n'impacte pas ma base d'action qui ne contient que l'instant t et le futur sous 3 semaines.
L'intérêt principal est de pouvoir faire aisément l'exercice de Zoom-Dezoom demandé aux Chefs de Projets/Programmes.
Comme vu Niveau par Niveau ci-dessus, cette gymnastique peut se faire car vous avez à tout moment l'esprit clair :
Et si vous avez l'esprit clair, en plus de maximiser l'efficacité et la fluidité des travaux effectués, vous améliorez aussi l'efficacité globale au sein de l'Entreprise :
Bref, que du bonheur !
Cette planification en 3 niveaux n'apporte de gains que si on se discipline à la maintenir pendant les 1, 2, ..., 7 ans de durée du Projet/Programme. Il s'agit donc d'un effort constant à ne pas lâcher.
Cela dit, cet effort continu vous évite de longues heures d'arrachages de cheveux quand on vous demande pour le lendemain l’impact de telle ou telle modification sur les hypothèses du Projet. Vous avez en effet en permanence toutes les billes pour répondre relativement rapidement à ce genre de questions (que vous allez de toute façon vous poser constamment à vous-même).
Vous n'avez donc pas de pic de charge associée à la gestion du planning. L'effort planning est en moyenne élevé, mais lissé sur la durée.
C'est un exercice qui demande rigueur et discipline mais qui permet à tout moment de connaître les impacts de la moindre évolution projet.
Un pépin apparaît dans une action atomique, quel impact pour le jalon client du 1er semestre ? Un jalon décale vers la gauche, quel impact sur les activités et les actions qui le portent ? Ces questions trouvent leur réponse très rapidement.
Aurélien NARDINI
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