Check-list des coûts d’un Projet

Gérer un projet (ou un Programme) nécessite d’avoir des yeux partout. Pour être efficace, j’ai l’habitude de construire des check-lists sur différents sujets d’importance. Cela me permet deviser l’exhaustivité en minimisant les oublis.

La maîtrise des coûts sur un Projet est un sujet d’importance. Que ce soit pour chiffrer un budget prévisionnel, contrôler les dépenses en cours et piloter les activités, ou faire un bilan post-mortem en fin de projet, un listing des différents postes de dépenses n’est pas superflu.

Vision Globale

Je vous présente ci-dessus ma check-list personnelle sous la forme d’une Mind Map, construite via le site mindmaps.app (c’est libre et gratuit).

Elle s'applique directement à des projets (ou programmes) de conception de Systèmes et Produits. Elle est certainement applicable également à d'autres types d'activités moyennant modifications.

Quelques clés pour naviguer efficacement dans ce framework :

• La majeure partie des coûts se répartit entre non récurrent (NRC) et récurrent (RC). Certains coûts sont soit en dehors de ces catégories, soit s'appliquent aux deux.
• On retrouve souvent la structure en quatuor : Conception, Industrialisation, Production Série, Logistique et Support. En effet, ces 4 grandes verticales concentrent une bonne partie des coûts.
• Pour chaque verticale, on doit se demander quels sont les coûts liés à du temps (main-d’œuvre), aux achats, aux moyens mis en place ou amortis, et à la structure de l'Entreprise permettant ces activités

Points essentiels sur les postes principaux

Conception

Qu'on parle de NRC ou RC, les éléments suivants sont à considérer pour estimer un budget ou suivre les dépenses :

• Travaux de Spécification, Architecture, Prototypages, Développement, Test, IVVQ de votre Système ou Produit
• Achats de matériels (coûts directs), licences logiciels, et frais de structure (coûts indirects)
• Suivi de la vie du Produit et modification de ce dernier du fait de plusieurs facteurs (obsolescence, demandes clients, maintenance évolutive, ...)

La certification du Produit que vous développez est un peu à part : vous aurez à la faire 1 fois lors de la mise sur le marché de votre produit (NRC?). Mais également à chaque fois que vous allez le faire évoluer de façon significative pour la règlementation (RC?). Et c'est un poste qui peut vite revenir cher !

Industrialisation

Qu'on parle de NRC ou RC, les éléments suivants sont à considérer pour estimer les couts prévisionnels ou suivre les dépenses :

• Travaux de définition, fabrication, validation des moyens de production (ou simplement leur achat)
• Rédaction des Dossiers de Fabrication et Contrôles (DFC), des Dossiers de Définitions (DD)
• Outillage pour la traçabilité et le suivi de production
• Approvisionnement en matériels, outils et logiciels nécessaires
• Amélioration continue

Production

Idem, NRC ou RC, chiffrer un projet passe par la considération des sujets suivants :

• Préparation des lieux (postes, étagères, moyens...)
• Moyens type ERP, MRP
• Temps de maind'oeuvre pour la fabrication et test d'un spécimen
• Achats de la nomenclature produit (approvisionnement de la BOM), du packaging et autres consommables nécessaires
• Maintenance des moyens en place et des lieux

Logisitique et Support

NRC ou RC, même combat, ces sujets sont à prendre en compte pour budgétiser et gérer les couts projet :

• Moyens et outils du Support (matériel, logiciel, ...)
• Temps de SAV
• Formations
• Stock de roulements de pièce détachées
• Packaging
• Maintenance des moyens... de maintenance

Commercial

Cette branche mériterait d'être au moins aussi fouillée que les autres. Les considérations à avoir en tête pour ses chiffrages :

• Moyens d'Inbound : site internet, média...
• Outbound : prospection, salons, évènements, publicité...
• Effort d'avant-vente pour décrocher des contrats

Veille

Pas forcément le plus gros poste de dépenses projet, mais un petit effort continu dont les gains ne sont pas à négliger :

• Veille métiers (nouveautés électroniques, logicielles...)
• Veille de secteur (qui fait quoi dans votre industrie, qui sont les nouveaux acteurs, que fait la concurrence...)

Les impondérables et transverses

L'effort Qualité (si vous voulez faire de la Fiabilité, Disponibilité, Sécurité etc. sur votre Produit, suivre la réglementation, bien définir les Besoins du Client et faire en sorte de le satisfaire, suivre les process internes de votre Entreprise, ...) a toujours un coût sur un projet et il s'applique à tout moment.

Idem pour le management: il n'est pas à oublier car si vous estimez qu'il représente 20% du budget total d'un projet alors il va peser dans la balance.

Coûts de structure: difficiles à évaluer depuis 0. 
Une astuce rapide : salaire net x2 ~= paie + cotisations salariales + charges patronale =~ frais de structure pour cette personne.

Et enfin, les marges ! Un projet c'est beaucoup d'incertitudes. Mettre des marges permet de se prémunir d'une demande tardive d'extension de budget.

Post Mortem

Un projet c'est bien, mais il doit s'arrêter à un moment. Terminer les choses proprement à toujours un coût :

• Destruction ou archivage des éléments qui ne sont plus utiles (prototypes, documents...)
• Prendre le temps de tirer les leçons nécessaires

Pour conclure

En espérant ne rien avoir oublié, cette check-list vous permettra d'établir vos budgets, contrôler vos dépenses via des KPI, et faire des bilans sans trous dans la raquette !

Ce framework des coûts d’un projet ne comporte aucune surprise ou subtilités. Il se contente de lister les coûts qu’il faut évaluer, structurer, maîtriser pour suivre son projet correctement.

Aurélien NARDINI